Geschäftsreisen

So sicher wie möglich

Ob Trickbetrug, Datenklau oder gar eine Entführung – Geschäftsreisende sind einigen Gefahren ausgesetzt. Wie Firmen mit diesen Risiken umgehen. EVA MÜLLER-TAUBER

Thief steals a man's wallet
© ©LuckyImages - stock.adobe.com Diebstahl während Geschäftsreise

Geschäftsreisen gehören für Roland Fischer zum Arbeitsalltag. Als Koordinator International Business beim Baudienstleister ift Rosenheim GmbH ist er schon seit rund zehn Jahren regelmäßig in anderen Ländern unterwegs, etwa in Osteuropa oder im Mittleren Osten. Der 54-Jährige weiß um die zahlreichen Risiken, die Auslandsreisen mit sich bringen können – von Abzocke im Taxi über Datenklau bis hin zu politischen Unruhen, Entführungen, Terroranschlägen oder Naturkatastrophen.

Der Maschinenbauingenieur geriet bei seinen Dienstreisen ins Ausland schon öfter in Situationen, die ihm ein mulmiges Gefühl bescherten – etwa bei einer Diskussion mit einem Taxifahrer in der Türkei, die fast eskalierte, oder auch bei Gepäckkontrollen am Flughafen. „Wenn dort die Kontrolleure die Koffer durchwühlen, das ganze Gepäck offen daliegt und man ohne Schuhe danebensteht, kommt es einem schon manchmal in den Sinn: Was ist, wenn jetzt in dem Trubel etwas verschwindet, jemand Geld, wichtige Papiere oder den Laptop mitgehen lässt?“ In eine wirklich heikle Situation ist Fischer noch nicht geraten. „Möglicherweise auch deshalb, weil ich privat gerne reise und in puncto Gefahrenerkennung schon sensibilisiert bin“, meint er.

Aber auch mit einem ausgefeilten Reisemanagement können Unternehmen einiges tun, um ihre Mitarbeiter vor Gefahren unterwegs zu schützen. Das reicht von festen Ansprechpartnern, die Mitarbeitern im Ausland bei Fragen oder in Notsituationen helfen, bis hin zu Rückholplänen im Fall einer Naturkatastrophe, eines Terroranschlags oder eines Unfalls. „Im internationalen Geschäft ist das Reisemanagement ein entscheidender Bestandteil bei der Planung einer Geschäftsreise. Gerade im heutigen Umfeld wird dies strategisch immer wichtiger“, weiß Gabriele Vetter, Außenwirtschaftsexpertin der IHK für München und Oberbayern.

Defizite beim Reisemanagement

Dass Geschäftsreisen generell zahlreiche Unwägbarkeiten und Gefahren bergen, dessen sind sich viele Unternehmen bewusst. Das zeigt die Studie „Chefsache Business Travel 2016“, für die im Auftrag des Deutschen Reise Verbands 220 Geschäftsführer, Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen ab 250 Mitarbeitern befragt wurden, die regelmäßig unterwegs sind. Demnach hat rund die Hälfte der Firmen ein professionelles Risikomanagement für Geschäftsreisen etabliert. Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch: Die andere Hälfte hat hier Defizite. „Das ist fahrlässig, denn gemäß der Paragrafen 618 und 619 Bürgerliches Gesetzbuch besitzt der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht, er muss jeden seiner Arbeitnehmer ausreichend gegen Gefahren für Leben und Gesundheit bei Ausübung seiner Tätigkeit schützen“, warnt Anne-Katrin Schulz (37), Leiterin Unternehmenskommunikation & Marketing der auf Auslandsentsendung und -versicherung spezialisierten BDAE-Gruppe in Hamburg. Die Fürsorgepflicht erfordere, den Sozialversicherungs- und den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter auch im Ausland sicherzustellen, eine Unfallversicherung für die Mitarbeiter abzuschließen und die notwendigen Schutzimpfungen zu veranlassen. „Zudem muss der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer bestmöglich auf ihre Auslandsreisen vorbereiten, sie etwa über die notwendigen Papiere, speziellen Vorschriften und möglichen Risiken im Zielland informieren, Letzteres auch während des Auslandsaufenthalts“, ergänzt die Expertin.

Fischers Arbeitgeber ift Rosenheim hat als international tätiges Forschungs- und Prüfinstitut für Fenster, Fassaden und Türen das Thema Reise- und Risikomanagement bereits auf dem Schirm. Immerhin sind zehn Prozent der insgesamt fast 200 Mitarbeiter regelmäßig beruflich in anderen Ländern unterwegs. So gibt es beispielsweise Checklisten, die die Mitarbeiter vor Anritt ihrer Auslandsreise einsehen. Die Buchung erfolgt über ein professionelles Reisebüro, so dass stets nachvollziehbar ist, wo sich ein Mitarbeiter gerade befindet.

Bei Warnungen des Auswärtigen Amts werden Reisen in die betroffenen Länder schon mal abgesagt. Vor Ort sind die ift-Mitarbeiter – zumeist Vertriebler oder Auditoren, die die Gebrauchstauglichkeit von Bauprodukten überwachen – in der Regel in Begleitung von Geschäftspartnern unterwegs, die sie persönlich kennen und die der jeweiligen Landessprache mächtig sind. Auch werden mobile Geräte wie Laptops, Smartphones oder Tablets geschützt, um den Zugriff Unbefugter darauf zu erschweren.

IHK-Training für kritische Situationen

Fischer ist es aber auch wichtig, selbst gut vorbereitet zu sein und sein Wissen aufzufrischen. Daher nahm er dieses Jahr mit einer Kollegin an einem Sicherheitstraining für Geschäftsreisende der IHK für München und Oberbayern teil. Sie lernten in Praxisübungen, wie sie sich in kritischen Situationen wie etwa bei Carjacking, bei einem Terroranschlag oder an Checkpoints verhalten sollen. Zudem informierten die Trainer Pascal Michel (46) und Michael Pülmanns (44) über Reisevorbereitung, Gefahrenerkennung und verbreitete kriminelle Maschen in einzelnen Regionen.

Die beiden Trainer sind Geschäftsführer der auf Risiko- und Krisenmanagement spezialisierten SmartRiskSolutions GmbH in Grünwald und waren früher bei einer bundesdeutschen Sicherheitsbehörde tätig. „In unseren Schulungen haben die Gefahrenwahrnehmung und die situative Aufmerksamkeit einen besonderen Stellenwert“, erläutert Michel. „Es geht darum, den Blick für die kleinen Bedrohungen zu schärfen.“ Die lauerten oft schon am Flughafen, etwa in Gestalt eines Trickbetrügers, der einem Falschgeld andrehen will, eines fingerfertigen Taschendiebs oder eines vermeintlichen Taxifahrers, der den Reisenden angeblich im Auftrag eines Geschäftspartners abholt, ihn jedoch abzocken, ausrauben oder unter Androhung von Gewalt zum Geldabheben zwingen will.

Kleine Kniffe gegen Risiken

Oft helfen schon kleine Tipps, um solche Risiken zu vermeiden. Es sei zum Beispiel sinnvoll, dass sich Mitarbeiter aus Deutschland im Ausland von einem namentlich bekannten und vertrauenswürdigen, versierten inländischen Fahrer chauffieren lassen, rät Michel. Zum einen wegen der Orts- und Sprachkenntnisse und des Wissens um kulturelle Besonderheiten. Aber auch aus Sicherheitsgründen. Denn werde ein Verkehrsunfall von einem Ausländer (mit-)verursacht, könne dies viele Probleme etwa bei der rechtlichen Abwicklung mit sich bringen. Das gilt besonders, wenn Menschen verletzt oder sogar getötet werden.

Michel rät zudem, Flüge so zu wählen, dass der Mitarbeiter bei Tageslicht im Zielland ankommt. Beim Reisemanagement sollten sich Unternehmen an den Phasen vor, während und nach einer Reise orientieren, sagt Sicherheitsexperte Michel. Zunächst gelte es, den Ist-Zustand zu analysieren, also zu prüfen, was es in puncto Reisesicherheit im Unternehmen bereits gibt. Darauf aufbauend, sollten Sicherheitslücken geschlossen werden. „Wichtig ist es, alle notwendigen Akteure im Unternehmen einzubinden, insbesondere den Personalbereich, die Reisestelle, die Rechtsabteilung, den Versicherungsbereich und den Betriebsrat.“ Bewährt habe es sich etwa, eine Reisesicherheitsrichtlinie zu formulieren, Länderinformationen zur Verfügung zu stellen, eine Notfallhotline einzurichten sowie ein Krisenhandbuch zu verfassen, um im Ernstfall handlungsfähig zu sein. „Sicherlich kostet dieses präventive Vorgehen Zeit und Geld“, räumt Michel ein. „Doch die finanziellen Folgen sowie der Reputationsschaden für den Arbeitgeber, wenn sich herausstellt, dass dieser seine Fürsorgepflicht verletzt hat, sind viel gravierender.“ Nicht zuletzt seien natürlich auch Sicherheitstrainings empfehlenswert. „Das ist das geballte Risikopotenzial auf einmal, zum Teil sehr drastisch dargestellt“, sagt ift-Mitarbeiter Fischer über das IHK-Training. „Gleichwohl bleiben diese extremen Bilder und Situationen im Gedächtnis haften – und sensibilisieren einen für potenzielle, vermeintlich kleine Gefahren.“

So fragte der ift-Vertriebsmitarbeiter bei seiner letzten Ankunft am Flughafen in Polen den ihn abholenden Taxifahrer nach der Hoteladresse, zu der er ihn bringen würde. Nachdem der Chauffeur richtig antwortete, konnte Fischer einigermaßen sicher sein, dass er tatsächlich von seinem Geschäftspartner geschickt worden war. Seine Erfahrungen gibt der Vertriebler an seine Kollegen weiter. „Denn das Risikomanagement von Geschäftsreisen sollte ständig optimiert und aktualisiert werden“, so Fischer, „schließlich ändern sich auch die Gefahren.“