IHK Magazin

Digitales Büro: Alles vom Tisch

Keine Papierberge, keine Ordner, keine Post-its – das papierlose Büro verspricht Freiraum und mehr Flexibilität bei der Arbeit durch digitale Lösungen. Wie gelingt die Umstellung? Zwei Unternehmen berichten von ihren Erfahrungen. STEFFI SAMMET

Stylish workspace with desktop computer, office supplies, houseplant and books at office. desk work concept.
© Es geht auch (fast) ohne Papier. Foto: bongkam_Fotolia.com

Wer in die Büroräume der EverReal GmbH in der Münchner Maximilianstraße kommt, hält vergeblich nach Schränken mit Ordnern oder nach Papierstapeln Ausschau. Auf den Schreibtischen liegen nur Laptops und Tablets. Neben den Monitoren der Mitarbeiter steht mal eine Kaffeetasse, mal ein Glas Wasser.

»Bei uns gibt es nur die Visitenkarten und Broschüren, die wir von Veranstaltungen mitbringen«, sagt Nessim Djerboua, der das Start-up mit Partner Liviu Ignat 2017 gegründet hat. Einzige Ausnahme: Für Gespräche mit Kunden hält der 36-Jährige einen Notizblock bereit. »Das ist während des Gesprächs einfach netter, sonst starrt man ja nur auf ein Tablet«, findet er. Die EverReal-Plattform unterstützt Immobilienunternehmen beim Vermieten oder Verkaufen von Wohnungen. Mit ihr lassen sich zahlreiche administrative Prozesse automatisieren.

Für die Gründer war es keine Frage, EverReal digital zu führen. »Wir haben alle vorher in Start-ups gearbeitet, Büros mit Papier kennen wir gar nicht«, erklärt Djerboua. Die Belegschaft ist jung, das Durchschnittsalter beträgt 30 Jahre. Für ihre Arbeit nutzen die acht Mitarbeiter Programme wie Gmail for Business, Slack, Office 365, Jira oder Google Docs, um online Dokumente zu erstellen.

Was in Start-ups natürlich erscheint, ist im Mittelstand keineswegs selbstverständlich. Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom nutzen nur etwa 30 Prozent der Mittelständler digitale Lösungen für ihr Dokumentenmanagement. Die fortschreitende Digitalisierung, die Vielzahl an Softwarelösungen und bezahlbarer Hardware werden in den kommenden Jahren das digitale Büro jedoch vorantreiben.

Schneller und flexibler

Schließlich sparen Unternehmen nicht nur Platz und Material. Liegen Dokumente in digitaler Form in einer zentralen Ablage, lassen sie sich mittels Suchfunktion auch schnell finden. Im Vergleich zum analogen Büromanagement bietet das digitale Büro zudem mehr Flexibilität. »Unsere Technikmitarbeiter setzen sich in die S-Bahn und spielen auf dem Weg ins Büro ein Update ins System ein«, erklärt Djerboua. Zudem können Mitarbeiter gleichzeitig an Dateien arbeiten. »Das macht die Arbeit transparent. Jeder weiß, woran der andere arbeitet und wo wir stehen.« Ein weiterer Vorteil für Unternehmen: »Durch die digitale Arbeitsweise liegen enorm viele Daten vor, die tiefere Einblicke ins eigene Geschäft geben: Wie lange dauert Schritt A? Wie lange Schritt B?«, sagt Gründer Djerboua.

So lasse sich gut erkennen, wo man seine Produktivität steigern könne. »Die Daten bestätigen die Annahmen sehr schnell – oder eben nicht«, ergänzt er. Diese Vorteile müssen sich viele Firmen noch erarbeiten. Das Ziel eines papierlosen Büros erfordert Mut zur Veränderung. Je größer ein Unternehmen, desto schwieriger gestaltet sich der Übergang. Denn allein mit der Digitalisierung der Briefpost und der Rechnungen ist es nicht getan.

80 Prozent digital

Die BKL Baukran Logistik GmbH, ein herstellerunabhängiger Anbieter für Kranlösungen, ließ sich von dem Aufwand nicht abschrecken: 2011 machte sich die Geschäftsleitung am Hauptsitz in München erstmals Gedanken zum digitalen Büro. »Zu dieser Zeit expandierte BKL stark und der Arbeitsaufwand für unsere zwei Mitarbeiter in der Buchhaltung stieg enorm«, sagt BKL-Geschäftsführer Jörg Hegest-
weiler. Das Familienunternehmen mit sechs Standorten in Deutschland bietet seinen Kunden von Turmdrehkränen bis zu Tiefladern alles, was diese auf ihren Baustellen brauchen. Auch Beratung, die Logistik für die Kräne sowie sämtliche Services rund um Montage und Reparatur zählen dazu. Das erklärte Ziel des Umbaus: eine zentrale Datenverarbeitung über alle Abteilungen hinweg.

Neben Standardsoftware setzt BKL seit 2012 auf Epos – eine Softwarelösung, die speziell auf die Branche zugeschnitten ist. BKL stattete Fahrer und Monteure mit Tablets aus, damit sie von unterwegs digital arbeiten können. »Unsere Disponenten teilen die Maschinen, Fahrer und Monteure ein. Das sehen alle auf ihrem Tablet. Jeder weiß, wann wer wo sein soll«, erklärt Hegestweiler. Kommt ein Fahrer beispielsweise zu einer Baustelle, die noch nicht fertig eingerichtet ist, kann er das mit Hilfe seines Tablets dokumentieren und in der Zentrale Bescheid geben.

Etwa 80 Prozent der Prozesse bei BKL laufen inzwischen digital. »Wir haben unsere Mitarbeiter dadurch stark entlastet«, so Hegestweiler. »Weil die Prozesse einfacher wurden, war es leicht, sie zu überzeugen.« Angst, dass Jobs wegfallen, müssen die Beschäftigten nicht haben. Hegestweiler betont: »Uns geht es um Effizienz, keinesfalls um den Abbau von Arbeitsplätzen.« Wie erfolgreich der Umstieg vom analogen zum digitalen Büro war, zeigt sich unter anderem in der Buchhaltung. Damals wie heute beschäftigt BKL in der Abteilung zwei Mitarbeiter. Der große Unterschied: 2011 arbeiteten 100 Beschäftigte bei BKL, heute sind es 300.

Einfacher als erwartet

Rückblickend stellt Geschäftsführer Hegestweiler fest: »Die Umstellung war nicht so schwierig wie gedacht«. Das habe auch daran gelegen, dass »unser IT-Leiter gut präpariert war und schnell das passende System gefunden hat«. Damit die Mitarbeiter die digitale Offensive auch annahmen, bot BKL Schulungen an. »Das machen wir bis heute«, so Hegestweiler. »Und wir lassen Verbesserungen von unseren Mitarbeitern kontinuierlich in die Programme einfließen.«

BKL will in zwei bis drei Jahren einen Digitalisierungsgrad von 90 bis 95 Prozent erreicht habe. Das Geld für den Wandel nimmt BKL gerne in die Hand: »Die größte Kapitalbindung ist die Anschaffung der Hardware, und der Server muss schnell genug sein«, betont Hegestweiler. Software und Schulungen fielen finanziell nicht so stark ins Gewicht.

Gründer Djerboua wäre wohl froh, wenn seine Geschäftspartner möglichst bald investieren und ein digitales Büro einrichten. Schließlich müsste er dann nicht mehr in den Copyshop um die Ecke gehen, um Unterlagen auszudrucken, zu unterschreiben und als Brief wegzuschicken. Warum er die Schreiben nicht im Büro ausdruckt? Djerboua lacht: »Wir haben keinen Drucker. In einem papierlosen Büro braucht man das wirklich nicht mehr.«